Цифровизация протоколирования встреч в «РЖД‑Технологии» с помощью Таймлист

В «РЖД-Технологии» — дочерней структуре цифрового холдинга ОАО «РЖД», объединяющего более миллиона сотрудников — давно назрела потребность в переосмыслении и модернизации форматов проведения совещаний. Масштаб организации порождает десятки встреч ежедневно: от проектных обсуждений до стратегических заседаний, где нужно фиксировать решения и поручения. В таких условиях ручное ведение протоколов — непрозрачное, трудозатратное и подверженное «человеческому фактору» — перестало удовлетворять потребности компании. Стало очевидно, что для «РЖД-Технологии» важно перейти к автоматизации протоколирования на базе искусственного интеллекта, чтобы обеспечить единообразие и надёжность процессов по всей ИТ-структуре корпорации.

Проект внедрения Таймлист стартовал в РЖД-Технологии осенью 2024 года. Первым этапом стало тестирование системы в «закрытом контуре» — без доступа во внешний интернет — что стало в России уникальным опытом. По словам руководства компании, уже в ходе пилота сервис показал высокую надёжность: точность распознавания даже при специфической отраслевой терминологии. Система была развернута на внутренних серверах РЖД-Технологии, что соответствовало строгим требованиям безопасности. Постепенно зона применения расширялась: уже к началу 2025 года автоматическая транскрибация совещаний стала доступна не только отделам, где протоколы обязательны по регламенту, но и широкой аудитории рабочих групп внутри ИТ-блока. Александр Мискарян, генеральный директор «РЖД-Технологии», отметил, что автопротоколы существенно сократили рутину и высвободили время сотрудников для более содержательной работы.

Внедрение Таймлист оказало и организационный эффект. Участники совещаний стали более структурировано строить свои выступления: зная, что каждое слово будет автоматически расшифровано, специалисты обращают внимание на чёткую формулировку мыслей и соблюдение регламента общения. По мере использования системы возросла дисциплина встреч: теперь стенограммы и протоколы фиксируются на каждом внутреннем совещании, а не только там, где это «обязательно по регламенту». Кроме того, сотрудники отмечают, что в записях встреч меньше неупорядоченных переходов от одной темы к другой и взаимных перебиваний. Таким образом, автоматизация совещаний поощряет более упорядоченное и уважительное общение.

Каждый сотрудник может по своему желанию получить расшифровку любой встречи в удобном формате. Это стимулирует активное использование технологии: если раньше стенограммы делались лишь «по необходимости», то сейчас все больше сотрудников обращаются к сервису даже для неформальных рабочих встреч. В итоге формируется обширная база знаний: накопленные протоколы превращаются в новый корпоративный ресурс.

Одной из ключевых задач проекта стало «приучить» нейросети учитывать специфику железнодорожной терминологии. В разговоре на встречах звучит много уникальных сокращений и аббревиатур, понятных только внутри компании. Для качественной транскрибации пришлось адаптировать алгоритмы распознавания речи, обучив их на корпоративном словаре компании. Система развернута на внутренних серверах без доступа в интернет и обучается на корпоративной терминологии, что обеспечивает конфиденциальность и точность. Это позволило ИИ более корректно распознавать речевые обороты, жаргонизмы и специфические термины, а также соблюсти требования по информационной безопасности. В итоге РЖД-Технологии получили решение, настроенное точно под собственные нужды, — и без риска утечки данных во внешние облачные сервисы.

Одним из факторов успешного развертывания стало тесное встраивание Таймлист в уже существующую ИТ-инфраструктуру РЖД. Система интегрирована с корпоративными сервисами документооборота и коммуникаций, что упрощает работу пользователей. Таймлист тесно интегрируется с экосистемой, поддерживает авторизацию через корпоративные аккаунты (AD/LDAP). Практически это означает, что запуск протоколирования может быть организован в привычном рабочем пространстве.

Каждому из 4000 сотрудников ИТ-блока доступна кнопка запуска записи и транскрибации прямо в интерфейсе 1С:Документооборот. «Число пользователей стало расти особенно быстро в январе — возможно, это связано с традиционным пиковым сезоном совещаний», — замечает Александр Мискарян. Система автоматически генерирует стенограммы и протоколы с ключевыми решениями и отправляет их участникам. Благодаря такой интеграции сотрудникам ИТ-блока не пришлось осваивать новый интерфейс или переносить данные между системами — решение «подружено» с основными корпоративными сервисами и учетными записями.

Результаты использования Таймлист в «РЖД-Технологии» уже очевидны: Александр Мискарян отмечает, что теперь на совещаниях не теряются детали, а оперативное принятие решений ускорилось. По подсчетам компании, автоматизация сэкономила сотни часов работы секретарей и экспертов по протоколированию. Накопленные стенограммы превратились в «осязаемый актив» — ценные данные, доступные для анализа и планирования.

Команда «РЖД-Технологии» планирует и дальше расширять охват проекта. В ближайших планах — масштабирование на другие подразделения компании и, в перспективе, на высший уровень управления РЖД. Руководство уже рассматривает возможность использования автоматической транскрибации на заседаниях правления и коллегиальных органах холдинга. С учётом достигнутой технологической зрелости решения, решение Таймлист доказало свою применимость в таких крупных организациях: оно способно обрабатывать поток встреч и обеспечивать высокий уровень безопасности.

Опыт «РЖД-Технологии» показал, что грамотная цифровизация протоколирования кардинально повышает эффективность командной работы и прозрачность процессов в масштабной корпоративной среде. Использование ИИ для автопротоколирования заметно освобождает ресурсы руководителей и специалистов, позволяя им сосредоточиться на стратегических задачах, а не на рутинных операциях. Этот кейс служит примером того, как современные технологии могут трансформировать традиционную корпоративную культуру, делая её более информационно насыщенной и управляемой!