Использование файлов cookies
Мы используем файлы cookies для улучшения работы сайта Таймлист и большего удобства его использования. Продолжая пользоваться сайтом, вы подтверждаете, что были проинформированы об использовании файлов cookies и согласны с нашими правилами обработки персональных данных.
Использование файлов cookies
Cookies necessary for the correct operation of the site are always enabled.
Other cookies are configurable.
Essential cookies
Always On. These cookies are essential so that you can use the website and use its functions. They cannot be turned off. They're set in response to requests made by you, such as setting your privacy preferences, logging in or filling in forms.
Analytics cookies
Disabled
These cookies collect information to help us understand how our Websites are being used or how effective our marketing campaigns are, or to help us customise our Websites for you. See a list of the analytics cookies we use here.
Advertising cookies
Disabled
These cookies provide advertising companies with information about your online activity to help them deliver more relevant online advertising to you or to limit how many times you see an ad. This information may be shared with other advertising companies. See a list of the advertising cookies we use here.
Статья создана
7 минут на прочтение
Обновлена 20 июня 2024 г.

Как Ареопад и Таймлист автоматизируют управление совещаниями

Как Ареопад и Таймлист автоматизируют управление совещаниями
В современных корпорациях совещания высшего звена – «самые дорогие и самые важные» мероприятия. Их подготовка и протоколирование требуют особого внимания: каждое решение должно быть чётко зафиксировано и доведено до исполнителей. Как подчеркнул эксперт Глеб Архангельский на последнем вебинаре, «две сотни лет назад наши с вами предки уже понимали, что совещание без чёткого протоколирования… – это, конечно, профанация». Однако в условиях цифровизации далеко не все организации располагают полноценным секретариатом или аппаратом протокола. Как отмечает Глеб Архангельский, ранее такую «роскошь» могли позволить себе лишь избранные руководители с крепкой канцелярией, а теперь на помощь приходит искусственный интеллект, делая эту «роскошь» доступной для всех!
На стыке этих задач работают система Ареопад и сервис Таймлист. Ареопад – это комплексное решение для электронного управления совещаниями и заседаниями: от планирования повесток и уведомления участников до голосования и формирования итогового протокола. Таймлист – ИИ-сервис для автоматической расшифровки и автопротоколирования устной части встреч. На вебинаре эксперты представили совместное решение, которое синхронизирует оба продукта. Героями этого кейса стали продукт-менеджер Ареопад Евгений Сазанов, автор концепции Таймлист Глеб Архангельский и руководитель продукта Таймлист Игорь Винокуров.

В этой статье:

Задача автоматизации: почему Ареопад выбрал Таймлист

Компаниям нужны надёжные инструменты, которые сделают совещания эффективными и прозрачными. Ареопад изначально решает задачу импортонезависимости и безопасности: система развёрнута «on-premise» на Linux и СУБД PostgreSQL, что соответствует требованиям ЦОД и регуляторов. Кроме того, Ареопад объединяет до семи удалённых предприятий в едином информационном пространстве. Как отмечает Евгений Сазанов, Ареопад обеспечивает оповещение участников, хранение материалов, мобильный доступ и управление электронным голосованием. Однако собственная система не может автоматически расшифровывать аудиозаписи – «наш Ареопад не предоставляет… стенограмму, мы не анализируем записи встреч», – констатирует Сазанов.

Здесь и вступил в силу Таймлист. Это совместный проект с 1С, автономный «on‑premise» сервис, который не передаёт данные в «чужие» облака. По словам Игоря Винокурова, в Таймлист работают собственные нейросетевые модели, позволяющие получать 97% точности транскрибации при нормальном звуке. Система автоматически разделяет речь по голосам участников, запоминает «отпечатки» голосов и при повторном участии сразу распознаёт докладчиков. Таймлист интегрируется с корпоративными каталогами (AD/LDAP) и поддерживает распространённые ВКС (Zoom, Google Meet) и отечественные системы (Экспресс, Ива и другие), что очень важно для российских компаний. Таким образом, сочетание Ареопад и Таймлист решает две ключевые проблемы: организовать подготовку и ход заседания централизованно, и обеспечить автоматическую фиксацию результатов обсуждений и голосований.

Этапы внедрения решения

Внедрение объединённого решения проходило поэтапно и позволяло шаг за шагом улучшать процесс работы с совещаниями. Основные этапы выглядели так:

1. Планирование заседания в Ареопад: секретарь или организатор создаёт карточку заседания, прописывает повестку, загружает документы и определяет участников с их правами. Ареопад автоматически рассылает приглашения и материалы всем участникам.

2. Проведение совещания: в заранее запланированное время участники подключаются к встрече (очно или по ВКС через интегрированную платформу). Ареопад ведёт голосование по повестке, фиксирует результаты и кворум. На этом этапе Ареопад работает как электронный орган управления заседанием, позволяя всем собранно проголосовать и принять решение.

3. Запись и передача аудиозаписи: встреча записывается (в том числе автоматическим ботом-видео регистратором). Затем аудиофайл передаётся в Таймлист для обработки. Благодаря возможности хранить данные «в своём контуре», чувствительная информация остаётся внутри компании.

4. Автоматическая расшифровка и автопротоколирование: Таймлист обрабатывает запись и в течение нескольких минут выдаёт стенограмму и протокол. Также система по тембрам распознаёт участников, так что каждая фраза проставлена к конкретному спикеру. Полученный протокол легко редактируется и согласовывается в Ареопад.

5. Формирование итогового протокола: на основании стенограммы и выписки в Ареопад автоматически генерируется протокол заседания со списком решений, результатами голосования и ключевыми тезисами обсуждений. Руководитель совещания или секретарь лишь оперативно проверяют документ и отправляют его участникам. В итоге время подготовки протокола сокращается в разы по сравнению с ручным набором текста.

6. Экспорт и контроль поручений: из протокола автоматически формируются задания (поручения) для ответственных. Система экспортирует их в корпоративный таск-трекер – в данном кейсе это интеграция с 1С:Документооборот и Bitrix24. Задачи отображаются в личных кабинетах исполнителей, а менеджер продолжает их отслеживать уже «по-живому» в рабочем потоке.
На каждом этапе заказчик получает удобства: прозрачное хранение материалов, простой поиск по ключевым словам внутри протокола и стенограммы, а также быстрый запуск любого процесса видеозаписи. Подготовка материалов и их актуализация упрощаются, участники всегда получают ссылку на архив заседания, а решение голосования достигается без лишней волокиты. При этом всё работает в защищённом корпоративном контуре без выхода в глобальный интернет.

Синергия Ареопад + Таймлист

Соединение возможностей двух систем дало «эффект синергии», о котором говорили спикеры. Как образно описал Евгений Сазанов, Таймлист отвечает за «процесс обсуждений, чтобы все те бриллианты идей, которые мы там откопали, не испарились», а Ареопад – за то, «как подготовить инструменты для добычи этих бриллиантов, как всем собраться и быть готовыми к ним». В реальности это означает, что в Ареопад заранее задаются повестки и материалы, а в ходе митинга ни одна важная мысль не ускользнёт – благодаря Таймлист любая реплика или предложение останется в протоколе.

Системы действительно дополняют друг друга: «в Ареопад мы организовываем совещание – оформляем повестку, структурируем материалы, определяем состав участников… А Таймлист фиксирует итог обсуждения: стенограмму, резюме, карточки поручений». После завершения все эти артефакты – полный протокол голосований и текстовые расшифровки дискуссии – аккумулируются в едином хранилище Ареопад. Это «единственное понятное пространство», куда в любой момент можно вернуться, чтобы проверить детали прошлого заседания.

Безопасность и импортонезависимость тоже подкрепляют синергию. Обе системы развёрнуты локально. Ареопад и Таймлист «работают в закрытом контуре заказчика, данные никуда не передаются». Таким образом, даже самые деликатные темы остаются защищёнными. В итоге объединённая платформа позволяет уверенно управлять корпоративными процессами: от протоколирования до исполнения решений, сводя к минимуму риск потери договорённостей. Как подчеркивают спикеры, это «защита от недопониманий» и «повышение прозрачности и управляемости проектов».

Результаты внедрения

Внедрение комплексного решения уже дало конкретные результаты. Компаниям удалось выполнить ключевые задачи: построить единое информационное пространство для всех заседаний, соблюсти требования импортонезависимости и обеспечить полноценную работу в удалённом формате. Так, система Ареопад была развернута на Linux/PostgreSQL, а интеграция обеспечила эффективное дистанционное голосование даже для совещаний с «разбросом» в 7 предприятий. Участники получили возможность участвовать в заседаниях онлайн, вносить письменные мнения, голосовать и подписывать документы прямо в системе – при этом результаты голосования автоматически попали в протоколы.

С точки зрения протоколирования, теперь весь процесс прозрачнее и надёжнее. После внедрения искусственный интеллект обеспечивает практически человеческое качество документации: стенограммы и протоколы на выходе точны на 97%, что сравнимо с работой профессионального протоколиста. Это позволяет оперативно рассылаемых материалы всем участникам сразу после встречи, а затем без ошибок фиксировать все договорённости. В результате возрастает дисциплина исполнения поручений: они формируются из тех же электронных документов и передаются в BItrix24/1С, а менеджеры видят прогресс по ним в режиме онлайн.

Итоговый эффект внедрения – в значительном снижении ручной работы и повышении прозрачности: все решения коллегиальных органов отныне собираются, хранятся и контролируются внутри единой системы.

Попробуйте Таймлист

Итоги кейса Ареопад + Таймлист убедительно говорят в пользу современных инструментов цифровизации совещаний. Если у вашей компании есть задачи автоматизировать встречи и протоколы, опробуйте Таймлист в деле, для этого свяжитесь с нашим менеджером. Не упустите шанс сделать подготовку и протоколирование совещаний быстрыми и прозрачными!

Читайте также

Поручите рутину искусственному интеллекту
Поручите рутину ИИ