Как Ареопад и Таймлист автоматизируют управление совещаниями

В современных корпорациях совещания высшего звена – «самые дорогие и самые важные» мероприятия. Их подготовка и протоколирование требуют особого внимания: каждое решение должно быть чётко зафиксировано и доведено до исполнителей. Как подчеркнул эксперт Глеб Архангельский на последнем вебинаре, «две сотни лет назад наши с вами предки уже понимали, что совещание без чёткого протоколирования… – это, конечно, профанация». Однако в условиях цифровизации далеко не все организации располагают полноценным секретариатом или аппаратом протокола. Как отмечает Глеб Архангельский, ранее такую «роскошь» могли позволить себе лишь избранные руководители с крепкой канцелярией, а теперь на помощь приходит искусственный интеллект, делая эту «роскошь» доступной для всех!
На стыке этих задач работают система Ареопад и сервис Таймлист. Ареопад – это комплексное решение для электронного управления совещаниями и заседаниями: от планирования повесток и уведомления участников до голосования и формирования итогового протокола. Таймлист – ИИ-сервис для автоматической расшифровки и автопротоколирования устной части встреч. На вебинаре эксперты представили совместное решение, которое синхронизирует оба продукта. Героями этого кейса стали продукт-менеджер Ареопад Евгений Сазанов, автор концепции Таймлист Глеб Архангельский и руководитель продукта Таймлист Игорь Винокуров.

Компаниям нужны надёжные инструменты, которые сделают совещания эффективными и прозрачными. Ареопад изначально решает задачу импортонезависимости и безопасности: система развёрнута «on-premise» на Linux и СУБД PostgreSQL, что соответствует требованиям ЦОД и регуляторов. Кроме того, Ареопад объединяет до семи удалённых предприятий в едином информационном пространстве. Как отмечает Евгений Сазанов, Ареопад обеспечивает оповещение участников, хранение материалов, мобильный доступ и управление электронным голосованием. Однако собственная система не может автоматически расшифровывать аудиозаписи – «наш Ареопад не предоставляет… стенограмму, мы не анализируем записи встреч», – констатирует Сазанов.

Здесь и вступил в силу Таймлист. Это совместный проект с 1С, автономный «on‑premise» сервис, который не передаёт данные в «чужие» облака. По словам Игоря Винокурова, в Таймлист работают собственные нейросетевые модели, позволяющие получать 97% точности транскрибации при нормальном звуке. Система автоматически разделяет речь по голосам участников, запоминает «отпечатки» голосов и при повторном участии сразу распознаёт докладчиков. Таймлист интегрируется с корпоративными каталогами (AD/LDAP) и поддерживает распространённые ВКС (Zoom, Google Meet) и отечественные системы (Экспресс, Ива и другие), что очень важно для российских компаний. Таким образом, сочетание Ареопад и Таймлист решает две ключевые проблемы: организовать подготовку и ход заседания централизованно, и обеспечить автоматическую фиксацию результатов обсуждений и голосований.

Внедрение объединённого решения проходило поэтапно и позволяло шаг за шагом улучшать процесс работы с совещаниями. Основные этапы выглядели так:

1. Планирование заседания в Ареопад: секретарь или организатор создаёт карточку заседания, прописывает повестку, загружает документы и определяет участников с их правами. Ареопад автоматически рассылает приглашения и материалы всем участникам.

2. Проведение совещания: в заранее запланированное время участники подключаются к встрече (очно или по ВКС через интегрированную платформу). Ареопад ведёт голосование по повестке, фиксирует результаты и кворум. На этом этапе Ареопад работает как электронный орган управления заседанием, позволяя всем собранно проголосовать и принять решение.

3. Запись и передача аудиозаписи: встреча записывается (в том числе автоматическим ботом-видео регистратором). Затем аудиофайл передаётся в Таймлист для обработки. Благодаря возможности хранить данные «в своём контуре», чувствительная информация остаётся внутри компании.

4. Автоматическая расшифровка и автопротоколирование: Таймлист обрабатывает запись и в течение нескольких минут выдаёт стенограмму и протокол. Также система по тембрам распознаёт участников, так что каждая фраза проставлена к конкретному спикеру. Полученный протокол легко редактируется и согласовывается в Ареопад.

5. Формирование итогового протокола: на основании стенограммы и выписки в Ареопад автоматически генерируется протокол заседания со списком решений, результатами голосования и ключевыми тезисами обсуждений. Руководитель совещания или секретарь лишь оперативно проверяют документ и отправляют его участникам. В итоге время подготовки протокола сокращается в разы по сравнению с ручным набором текста.

6. Экспорт и контроль поручений: из протокола автоматически формируются задания (поручения) для ответственных. Система экспортирует их в корпоративный таск-трекер – в данном кейсе это интеграция с 1С:Документооборот и Bitrix24. Задачи отображаются в личных кабинетах исполнителей, а менеджер продолжает их отслеживать уже «по-живому» в рабочем потоке.

На каждом этапе заказчик получает удобства: прозрачное хранение материалов, простой поиск по ключевым словам внутри протокола и стенограммы, а также быстрый запуск любого процесса видеозаписи. Подготовка материалов и их актуализация упрощаются, участники всегда получают ссылку на архив заседания, а решение голосования достигается без лишней волокиты. При этом всё работает в защищённом корпоративном контуре без выхода в глобальный интернет.

Соединение возможностей двух систем дало «эффект синергии», о котором говорили спикеры. Как образно описал Евгений Сазанов, Таймлист отвечает за «процесс обсуждений, чтобы все те бриллианты идей, которые мы там откопали, не испарились», а Ареопад – за то, «как подготовить инструменты для добычи этих бриллиантов, как всем собраться и быть готовыми к ним». В реальности это означает, что в Ареопад заранее задаются повестки и материалы, а в ходе митинга ни одна важная мысль не ускользнёт – благодаря Таймлист любая реплика или предложение останется в протоколе.

Системы действительно дополняют друг друга: «в Ареопад мы организовываем совещание – оформляем повестку, структурируем материалы, определяем состав участников… А Таймлист фиксирует итог обсуждения: стенограмму, резюме, карточки поручений». После завершения все эти артефакты – полный протокол голосований и текстовые расшифровки дискуссии – аккумулируются в едином хранилище Ареопад. Это «единственное понятное пространство», куда в любой момент можно вернуться, чтобы проверить детали прошлого заседания.

Безопасность и импортонезависимость тоже подкрепляют синергию. Обе системы развёрнуты локально. Ареопад и Таймлист «работают в закрытом контуре заказчика, данные никуда не передаются». Таким образом, даже самые деликатные темы остаются защищёнными. В итоге объединённая платформа позволяет уверенно управлять корпоративными процессами: от протоколирования до исполнения решений, сводя к минимуму риск потери договорённостей. Как подчеркивают спикеры, это «защита от недопониманий» и «повышение прозрачности и управляемости проектов».

Внедрение комплексного решения уже дало конкретные результаты. Компаниям удалось выполнить ключевые задачи: построить единое информационное пространство для всех заседаний, соблюсти требования импортонезависимости и обеспечить полноценную работу в удалённом формате. Так, система Ареопад была развернута на Linux/PostgreSQL, а интеграция обеспечила эффективное дистанционное голосование даже для совещаний с «разбросом» в 7 предприятий. Участники получили возможность участвовать в заседаниях онлайн, вносить письменные мнения, голосовать и подписывать документы прямо в системе – при этом результаты голосования автоматически попали в протоколы.

С точки зрения протоколирования, теперь весь процесс прозрачнее и надёжнее. После внедрения искусственный интеллект обеспечивает практически человеческое качество документации: стенограммы и протоколы на выходе точны на 97%, что сравнимо с работой профессионального протоколиста. Это позволяет оперативно рассылаемых материалы всем участникам сразу после встречи, а затем без ошибок фиксировать все договорённости. В результате возрастает дисциплина исполнения поручений: они формируются из тех же электронных документов и передаются в BItrix24/1С, а менеджеры видят прогресс по ним в режиме онлайн.

Итоговый эффект внедрения – в значительном снижении ручной работы и повышении прозрачности: все решения коллегиальных органов отныне собираются, хранятся и контролируются внутри единой системы.

Итоги кейса Ареопад + Таймлист убедительно говорят в пользу современных инструментов цифровизации совещаний. Если у вашей компании есть задачи автоматизировать встречи и протоколы, опробуйте Таймлист в деле, для этого свяжитесь с нашим менеджером. Не упустите шанс сделать подготовку и протоколирование совещаний быстрыми и прозрачными!