«Группа Голос», девелоперская компания полного цикла из Челябинска, внедрила Таймлист, чтобы получать протоколы встреч и разбираться, насколько оправдан состав участников совещаний. Команда создала простой сценарий: записать обсуждение, загрузить файл на специальную страницу и получить протокол вместе с анализом на электронную почту. Следующий шаг — связать результаты встреч со статус-отчетами в системе управления проектами.

Об опыте внедрения рассказывает Дмитрий Звонарев, CDTO «Группы Голос».

«Группа Голос» ведет 16 девелоперских проектов общим объемом 1,85 млн квадратных метров. В группе компаний работают 1700 сотрудников. География проектов — Челябинск, Екатеринбург и Магнитогорск. Девелопер охватывает полный цикл: от добычи сырья и производства до проектирования, строительства и обслуживания жилых объектов.

При таком масштабе совещания помогают согласовывать действия разных команд. На встречах обсуждают сроки, возникающие сложности и решения, от которых зависит ход строительства. Поэтому для компании важно и сохранять содержание обсуждений, и понимать, насколько эффективно расходуется время участников.

Рабочая информация распределялась между несколькими инструментами: 1С:УСО, системой документооборота, Excel, Project и Telegram. Руководитель проекта фактически связывал эти источники между собой. На совещания сотрудники приносили отчеты в разных форматах, а часть проблем становилась заметна слишком поздно. Протоколы совещаний составляли вручную.

По расчетам компании, один день сдвига проекта стоил в среднем 35,7 тысячи рублей только в виде процентов по проектному долгу, без учета фонда оплаты труда. Опрос участников проектов в августе 2025 года показал: 59% спорных вопросов, требующих эскалации, решались дольше двух недель. Эти данные стали аргументом в пользу общей среды данных и более последовательного контроля решений.

На фоне изменений генеральный директор обратил внимание на состав совещаний. Как вспоминает Дмитрий Звонарев, запрос звучал так: «Мне кажется, у нас на совещания ходит много людей». Команда решила разобраться, всем ли необходимо присутствовать и как оценивать участие сотрудников в обсуждении.

«Попробовали много моделей», — вспоминает Дмитрий Звонарев. Первоначально компания экспериментировала с разными решениями для транскрибации. Задача была шире получения текста: требовалось понимать, сколько людей участвовало во встрече, кто выступал и насколько эффективным было обсуждение.

Команда уже общалась с Таймлист. Мы предложили дополнить протокол анализом встреч и проверить этот подход на совещаниях компании. При выборе решения учитывали цену, соответствие российскому законодательству и возможность напрямую работать с разработчиками. Сценарий анализа собрали под задачи «Группы Голос».

В итоге компания совместно с командой Таймлист реализовала сценарий, которым сотрудники начали пользоваться в своей работе.

«Ребята нам очень помогли, и мы успешно реализовали этот продукт», — отмечает Дмитрий Звонарев.

Для сотрудников сделали отдельную страницу загрузки записей. Компания разработала эту небольшую надстройку самостоятельно, чтобы упростить работу с результатами встреч. Дмитрий Звонарев описывает работу с записью так: «Загрузил файл на страницу — и тебе сразу приходит уведомление на почту».

Сценарий состоит из четырех шагов:
1. Сотрудник записывает совещание на телефон или компьютер.
2. После встречи загружает запись на страницу.
3. Таймлист обрабатывает файл и формирует протокол и анализ встречи.
4. Через несколько минут протокол и анализ приходят сотруднику на электронную почту.

Анализ показывает, сколько людей участвовало во встрече и кто сколько говорил. Дмитрий Звонарев приводит наглядный пример: «Пришли десять человек, а говорили трое». Также оценивается вклад участников с учетом принятых в компании стандартов. Но такая оценка имеет погрешность. Руководитель может использовать ее как дополнительный материал при обсуждении состава следующих совещаний.

Раньше протоколы совещаний составляли вручную. Теперь запись обрабатывает Таймлист, а через несколько минут сотрудник получает протокол и анализ на электронную почту. Для этого достаточно записать встречу и загрузить файл на страницу.

Кроме содержания обсуждения, команда теперь получает материал для оценки участия сотрудников. Вопрос о составе совещаний можно рассматривать с опорой на запись и ее анализ, а затем принимать управленческие решения с учетом задач встречи и роли каждого участника.

Представитель клиента подтвердил, что сотрудники пользуются этим процессом. Протоколирование и анализ встреч стали частью работы команды.

Параллельно компания внедряет 1С:PM. В системе используются доработанные статус-отчеты — цифровое отражение еженедельной планерки. В них актуализируют даты и фиксируют вопросы, после чего изменения попадают в основной график проекта.

На сентябрь 2026 года, в 1С:PM велись 8 из 16 проектов, с системой работали более 50 пользователей. На проектах со статус-отчетами время решения открытого вопроса сократилось с 30 до 10 дней. Следующий этап, запланированный на 2027 год, — передача решений и вопросов из Таймлист в статус-отчеты 1С:PM. «В планах — интегрировать всё это с нашим статус-отчетом», — поясняет Дмитрий Звонарев. Компания намерена объединить протоколирование совещаний с процессом актуализации проектных данных.

Внедрение началось с конкретного вопроса генерального директора о количестве людей на совещаниях. Компания протестировала несколько подходов и вместе с Таймлист создала процесс, который дает два результата из одной записи: протокол и анализ встречи.

Этот опыт показывает, как можно начать работу с ИИ с отдельной управленческой задачи, сделать понятный сотрудникам сценарий и затем развивать его в сторону интеграции с корпоративными системами.

Хотите получать протоколы встреч и использовать записи совещаний в работе команды? Попробуйте Таймлист на своих встречах.