Как «ГПБ Комплект» автоматизировал встречи с помощью Таймлист: опыт внедрения

Компания «ГПБ Комплект» — это системообразующая структура в составе экосистемы Газпромбанка. Основанная как поставщик для нужд банка, компания со временем значительно расширила свою деятельность: от логистики и снабжения — до управления проектами, внедрения IT-решений, цифровизации и автоматизации бизнес-процессов.

Сегодня «ГПБ Комплект» — это:

• более 140 сотрудников, в том числе IT-специалисты, проектные менеджеры, HR и аналитики;
• уставный капитал свыше 1 млрд рублей;
• статус крупного налогоплательщика;
• устойчивые финансовые показатели и высокие темпы роста;
• участие как во внутренних проектах группы Газпромбанк, так и во внешних ИТ-инициативах, в том числе — для сторонних заказчиков.

В компании активно развиваются процессы автоматизации и цифровизации, особенно в части управления проектами, документооборота, взаимодействия с подрядчиками и кадровой работы. Значительная часть задач реализуется в гибридных и распределённых командах, что требует высокой дисциплины в коммуникациях и чёткого сопровождения встреч.

Среди этих процессов — регулярные внутренние совещания, проектные обсуждения, встречи HR-отдела, переговоры с партнёрами. Как отмечают в компании, ежедневно проходит до десятков встреч в шести переговорных комнатах. Эти встречи требуют времени, ресурсов и последующего контроля выполнения задач.

До внедрения ИИ-сервиса Таймлист, протоколирование совещаний в «ГПБ Комплект» велось вручную:

«Был какой-то человек, который вручную что-то фиксировал, что-то не фиксировал, дальше это перекладывалось на бумагу, вспоминалось на следующем совещании, не вспоминалось, — ну, и времени впустую тратилось достаточно много.» – Виктор Попов, руководитель проекта АО “ГПБ Комплект”.

Получив предложение протестировать Таймлист от 1С, команда решила попробовать облачную версию сервиса. При этом, как подчёркивают в компании, все требования информационной безопасности Газпромбанка были соблюдены:

«Информационная безопасность Газпромбанка одобрила взаимодействие с Таймлист — всем требованиям, которые есть у банка, Таймлист соответствует.» – Виктор Попов.

Первоначально продукт начали использовать в проектном офисе автоматизации. В рамках тестирования был задействован как внутренний проект по внедрению WMS-системы, так и внешний — по внедрению 1С у стороннего заказчика.

С обеих сторон была выделена полноценная команда: от «ГПБ Комплект» — два руководителя проектов, консультант и два разработчика. Со стороны Таймлист — команда из семи человек, взаимодействие шло через Telegram-канал и регулярные ВКС.

«Работали по стандартной схеме: тестировали, давали фидбэк, обсуждали замечания и получали новую версию приложения.» – Виктор Попов.

Особое внимание было уделено доработкам под реальные бизнес-процессы:

• Уведомления при завершении каждого этапа (расшифровка, формирование автопротокола);
• Возможность многократного переформирования автопротокола;
• Упрощение интерфейса, чтобы исключить ошибочные действия пользователей;
• Улучшение работы с одноканальными записями;
• Точная расстановка пунктуации и числительных (в цифрах);
• Быстрое обучение ИИ специфике терминов и фамилий.

«С третьего-четвёртого раза мы получаем уже очень качественный протокол мероприятия… объём правок стенограммы становится всё меньше.» – Виктор Попов.

Среди ощутимых эффектов — не только снижение затрат на ручное протоколирование, но и повышение культуры совещаний:

«Люди перестали друг друга перебивать, начали чётче формулировать задачи, назначать ответственных и ставить сроки. Резюмирование итогов стало нормой.» – Виктор Попов, руководитель проекта АО “ГПБ Комплект”.

«Теперь, если по записи Таймлист пишет, что задач не было, — значит, их реально не было. Два часа говорили и ничего не решили. Это стало индикатором эффективности совещания.» – Виктор Попов.

Также в компании оценили удобство чтения:
«Для меня как человека, рождённого в СССР, важно, что Таймлист расставляет пунктуацию. Это кровь из глаз, когда её нет. И числительные — в цифрах, не словами. Это тоже очень удобно.» – Виктор Попов.

Интеграция с системой документооборота позволяет загружать аудиофайл, быстро расшифровывать его, редактировать имена спикеров и сам текст, формировать автопротокол и назначать задачи.

«Протокол состоит всего из двух блоков: что обсуждали и что решили. Этого достаточно. Всё читаемо и понятно.» – Виктор Попов.

При этом протокол и расшифровка прикрепляются к карточке мероприятия — удобно для тех, кто не смог присутствовать, и кто хочет быстро понять суть встречи.

«Я веду несколько проектов и не могу присутствовать везде. Но пробежаться по протоколу — быстро и удобно, чтобы понимать, как движется проект.» – Виктор Попов.

Расширение использования и планы
Также в «ГПБ Комплект» оценили возможности для аналитики:

«Когда вы заходите на проект и проводите интервью, раньше всё фиксировалось вручную. Сейчас интервью проходят в нескольких подразделениях параллельно, и буквально за пару часов готовятся резюме, которые сразу уходят заказчику на утверждение. Это реально удобно.» – Виктор Попов.

По итогам внедрения в «ГПБ Комплект» подтвердили: Таймлист — это не замена человеку, а мощный помощник, который делает вашу работу лучше:

«Если вы хорошо выполняете свою работу — он поможет. Если плохо — за вас не сделает. Но поможет вам стать лучше.» – Виктор Попов.

А главное — это работающий продукт, адаптируемый под специфику бизнеса и проверенный в боевых условиях.

«Мы тестировали параллельно несколько решений. Таймлист — лучший продукт на рынке.» – Виктор Попов.