Полный текст выступления:


Глеб Архангельский: Пожалуйста, бурные и продолжительные аплодисменты.


Борис Георгиевич: Большое спасибо. Тоже от лица фирмы 1С всех собравшихся поздравляю вас очередной раз с днем рождения, с юбилеем. Действительно, «Таймлист» – это совместное предприятие фирмы 1С и проводится в зале 1С. Говорят: «Вы придите, вступительное слово там скажите». – «Я прямого отношения к ним не имею». – «Ну, вы придите все-таки». – «Про что сказать?». – «Про совещание, про искусственный интеллект». Тут есть некая сложность.

Я люблю тайм-менеджмент. Я не первый раз от Глеба услышал. Я читал книжку Даниила Гранина «Странная жизнь», и мне она помогла реально. Тайм-менеджмент мне помог, когда я еще был сам молодым инженером, мне совершенно не хватало времени. Я там: «Вот эта комсомольская работа, надо ее бросить, столько времени жрет». И когда я посчитал, я понял, что у меня комсомольская работа, то есть она у меня заняла два с небольшим процента рабочего времени. А вот транспортная потеря – двенадцать с лишним процентов. Я тогда решил, что у меня первая точка внедрения был завод фрезер, станкоинструментальной промышленности. На завод ездить было довольно неудобно, среди бела ездить на завод тогда не буду, буду ездить целый день на заводе или целый день в конторе, в офисе, и на этом сэкономил процентов десять.


И тогда я понял, что тайм-менеджмент – это сила. Я большой любитель тайм-менеджмента, и я вообще считаю, что, конечно, это очень важная вещь, потому что денег можно заработать меньше, больше, еще больше, еще больше можно денег заработать. Я был успешный предприниматель, никогда меня не ограничивало. Можно в 100 раз больше денег заработать, а время-то у всех ограничено, это очень такой демократичный ресурс.


Года четыре назад я очень расстроился – я прочел, что умерла самая старая жительница Земли, на тот момент ей было 122 года. И я понял, что самым удачным человеком был по этому вопросу, больше полжизни я уже прожил. И меня это очень расстроило. То есть вот этот ресурс, им жизнь ограничена очень. И при этом вот эти деньги, которых может быть больше, может быть меньше, считается, то есть огромные суммы там считаются с точностью два знака после запятой, а время так народ редко когда учитывает, и это очень неправильно.


Я поэтому тайм-менеджмент очень ценю. А Глеб стал гуру таким, ярким представителем тайм-менеджмент в России. До него, собственно, по-моему, только импортные привозные книжки чуть-чуть были. И одна книжка Даниила Гранина. Гранин – это псевдоним, Герман – это фамилия. И все. Художественная книга, «Странная жизнь» называется.

Тайм-менеджмент я люблю. А как раз совещания, я считаю, это зло. Искусственный интеллект я тоже не люблю. Но тайм-менеджмент я провожу редко, а совещание провожу практически каждый день, и искусственным интеллектом пользуюсь. Так что это зло такое, но оно неизбежное. Поэтому надо заниматься.


Значит, как раз... Что там про совещание? Вы знаете, если вы в интернете запрос наберете, в интернете там много картинок на тему, что если вам стало скучно, то соберите совещание, можете покрасоваться, пообщаться, поесть печеньки в офисе, и все это в рабочее время. В общем, это отличное занятие. Но мне жрут жутко.


Ну, Глеб: «Расскажите, как вы проводите совещание». Я, на самом деле, не гуру по совещаниям, но давайте расскажу. Во-первых, на каждом совещании должен быть обязательно организатор совещания, кто больше всего в нем понимает, кому это надо, то есть обязательно. У меня, если я провожу совещание, то обычно хозяин совещания не я. Выделяется ответственный, и его задача, чтобы совещание было эффективным.


Дальше – как проводить совещание. Собственно, очень сильно в этом сдвинулось из-за коронакризиса, совещания все больше стали проводить по связи, по видеосвязи. Это, с моей точки зрения, гораздо лучше, чем живые совещания. Но система видеосвязи встроена прямо в 1С Предприятие, в любой причем, в бухгалтерии даже, то есть не надо дополнительно платить. Она работает и на компьютере, и на мобильном. Лучше с компьютера, когда сотрудники особенно участвуют, но с мобильного тоже нормально.


Почему хорошо? Ну, систем много. Zoom – очень известная неплохая система. Яндекс, Яндекс Телемост есть. Чем для меня полезно, что в 1С своя, и почему я считаю, что он полезный – не знаю. Но это все-таки довольно большая организация. Я не хотел бы, чтобы материалы наших совещаний попали в руки другой большой организации, частной или государственной. Когда это все на твоих личных серверах, понятно, что с помощью каких-то методов спецслужб это добыть нужно, но это нужно тогда решение, нужно заниматься опросом. А просто так их не прочитаешь. Поэтому своя внутренняя. 1С можно завернуть на своих серверах, не обязательно куда-то сдавать, в том числе нам – это довольно хорошо. То есть никто не слышит.


Чем лучше? По связи быстрее, то есть в среднем совещание на одну и ту же тему по видеосвязи проходит короче, чем совещания такие живьем. Ну и понятно, времени на дорогу не требуется, не тратится. И проще показать какие-то материалы, не надо их... их надо обязательно готовить заранее, чтобы они под рукой были, но их не надо печатать, сдавать и так далее.


Где проводить? Если внешние совещания, я всегда пытаюсь контрагентов специальных. «Вы знаете, Борис Георгиевич, нам надо с вами пообщаться» - я стараюсь по видео поговорить. Но бывают случаи, когда что-то очень конфиденциальное нужно поговорить лично. Дальше еще вопрос по территории дома – как это: ко мне или к себе? И понятно, что, как любому руководителю, хочется к себе, потому что меньше времени на дорогу. В Москве, приходится ездить по Москве. У меня машина с водителем, и на метро иногда выгоднее ездить по времени в будние дни. Но лучше к себе, иногда лучше к потенциальному партнеру.

В каких случаях лучше? Или это действительно что-то такое, может быть довольно важное. И когда приходишь в чужой офис, по офису понятно, с кем имеешь дело, если это не первая встреча. А, во-вторых, это полезно. Ко мне часто обращаются с каким-то предложением, с просьбой, и есть намерение отказать. А отказать неудобно, там большие люди обращаются, ты им откажешь, они обидятся. И если ты отказываешь им… Если ты их вызвал к себе и тут им парадно отказал, это эмоционально хуже, чем если ты приехал, потратил время, сказал «Ну, вы знаете, что-то у нас не вписывается» - в этом случае я пытаюсь ехать на территорию контрагента. И почти никогда не встречаюсь в кафе, я просто не могу совмещать работу с едой.

По количеству участников. Мне кажется, что в совещании чем меньше людей, тем лучше. Но до 15 человек. Если больше 15 человек, то все равно 30, 3000, все равно уже так, это уже на эффективность совещания не влияет. А если действительно нужно что-то обсудить, и все должны быть вовлечены именно в обсуждение, то чем меньше, тем лучше. И здесь тоже вот очень хорошо, что по видеосвязи, вот я сейчас так практикую, что вот эти, пожалуйста, поучаствуйте (как начальник, я назначаю совещание), а вот эти, вот эти и вот эти, пожалуйста, будьте готовы; если надо, мы вас подключим. То есть это их время, во-первых, экономится, потому что не подключить – значит они занимаются своими делами. А еще очень важно, что, когда меньше людей, обсуждение получается более энергичным.


Что очень важно по совещанию? Очень важна подготовка заранее, то есть совещание должно быть подготовлено, иначе это все впустую. 1С, на самом деле управление 1С построено на электронной почте. Не на мессенджере. Понятно, что применяются мессенджеры, и никто не отменял телефонные звонки и прочие всякие, но реально управление 1С строится на внутреннем документообороте, он же – электронной почте. Я не очень понимаю, почему это должны быть разные.

Сзади похожий по цвету на меня стоит Александр Безбородов, который ровно за этот продукт у нас отвечает, за 1С документооборот, и очень гордится, сколько там; каждый год пишет в отчете: «Вот столько-то, столько-то писем». Значит, внутри фирмы 1С, просто для него это показатель хороший, писем много, для меня это... Если к письму, то есть когда количество писем растет больше, быстрее, чем обороты прибыли, это, наверное, не показатель эффективности работы для меня. Но система работает. Тут тоже, понимаете, в любом деле без фанатизма должно быть.


Обязательно по почте. И те, кто участвуют, по крайней мере ответственные за совещание, должны сказать, чего они хотят донести, какое решение хотят принять. Если выбор между двумя решениями, то по каждому решению я считаю, что лучше так, плюсы такие, минусы такие, но другой вариант вот такой, плюсы такие, минусы такие – тогда совещание становится более содержательным. То есть обязательная повестка должна быть по пунктам. Но если совещание по одному вопросу, повестка по пунктам, по каждому пункту должен быть ответственный, конкретно фамилия, имя и отчество.

Решение, мой опыт тоже какой? Заранее должен быть черновик решений. По ходу совещания можно повернуть с точностью до наоборот. Если нет черновика решения, то совещание превращается в говорильню, а это другой жанр.


Если совещание с внешними контрагентами, то тот, кто отвечает за работу с этими контрагентами, должен написать подробности, каков опыт и так далее. Значит, в день, если внешнее совещание, то ответственный помощник… Вот Марина – мой референт, помощник сидит в первом ряду. Значит, она готовит, настраивает технику для возможного подключения удаленных сотрудников. Но всегда должен быть ответственный, кто за организационную сторону отвечает.


Что важно еще, правило? С одной стороны, если есть выступающие, повыступил, и дальше обсуждение. С одной стороны, нужно, чтобы обсуждающие говорили коротко, потому что если он говорит длинно, все равно люди не запоминают, и потом сложно. А, с другой стороны, важно, чтобы не перебивали. На видеосистеме нормально, можно поднять руку, но в Zoom есть специальная кнопочка; в нашей системе, по-моему, до сих пор… может и есть уже кнопочка, да. Но когда у тебя в кадре там 8 человек, они прям физически могут поднять, и понятно, да, и ведущий дает слово, чтобы они друг друга не перебивали. На самом деле, даже для взрослых опытных людей, это надо их об этом просить.


Записи должны быть по каждому совещанию, да, и обязательно должен быть протокол. Протокол, с одной стороны это скучное и трудоемкое дело, то есть поговорить-то все здоровы. Я, кстати, печенек на совещание не выставляю, в проходе, а то еще с попкорном начнут приходить. Бывает. Бывало такое, да, когда приходит менеджер с чашечкой кофе. Ну на фиг, мы тут по делу собрались. Выйдешь, потом попьешь. В офисе поесть где есть, то есть кофейные автоматы, но это не для того, чтобы на совещания их таскать.


Но протокол очень важен. Да, и поэтому, собственно, поскольку это дело скучное и трудоемкое, собственно, поэтому есть надежда, что вот этот продукт, он окажется полезным. Значит, протокол обязательно нужен. Если... Именно он дает реальность совещанию. Если не было протокола, считайте, что совещания-то особо и не было. Через месяц, а уж через год точно, никто не может вспомнить. То есть понятно, что на следующий день люди более или менее помнят, о чем они договорились, о чем не договорились. Через месяц, через год не помнят. Более того, у участников совещания, если нет протокола, его не обязательно подписывают, то есть разослали, ни у кого возражений нет, значит он такой и есть. Физически подписывать, мне кажется, не обязательно. Но он обязательно должен быть.


Если через месяц, через год, люди вспоминают, им помнится так. Они, честно, помнят по-другому. Они помнят так, как им удобно, как им выгодно. И расхождения бывают жуткие просто. Ну как? Мы же с вами полгода назад договаривались – люди ведь по-разному помнят, о чем они договаривались. Поэтому протокол, совещание, оно самое важное и ответственное, и самое важное – протокол. Вот.


И в протоколе обязательно должно быть решение, кто что делает и когда. Обязательно фамилия и, как говорит наш президент, имена, фамилии, явки. Значит, кто что делает, какими ресурсами и в какие сроки – без этого это, в общем, это не совещание. Нужно стараться соблюдать тайминг. Я, кстати, не знаю, ты мне тайминг выделил какой-то? Не спросил. Я заканчиваю. Должен соблюдаться тайминг. И в конце – подведение итогов. Есть западная, в принципе хорошая система флоапа. Там с иностранцами поговоришь, и они потом тебе флоап присылают. У нас мы уровня такого мы пока не достигли, но протокол и итоги обязательно должны быть.


Глеб Архангельский: Я всегда присылаю, Борис Георгиевич.


Борис Георгиевич: Да, но вы все-таки не... Слушай, наверное все, что я придумал сходу сказать про совещание.


Глеб Архангельский: Спасибо огромное, Борис Георгиевич.


Борис Георгиевич: Я желаю вам большого успеха, а тем, кто пришел, интересного, полезного…


Глеб Архангельский: …и активнее пользоваться продуктом «Таймлист», потому что здесь… Кто, кстати, уже пользуется, поднимите руку, вот прям уже пользуется, расшифровывает. А кто еще только в предварительной стадии, поднимите руку. И треть еще не проснулся после обеда, но сейчас расширят. Спасибо огромное, Борис Георгиевич за доверие и к проекту, и к продукту, и за выступление.

Борис Георгиевич: Вам спасибо. Замечательно.

Интервью подготовлено с помощью технологий Искусственного интеллекта по расшифровке и автопротоколированию Таймлист.

Узнайте больше о тайм-менеджменте и инновационных инструментах экономии времени, использующих искусственный интеллект, в корпоративном блоге Таймлист на VC или Telegram-канале.